PENGATURAN LAYOUT KANTOR TERBUKA YANG EFEKTIF DAN EFISIEN BAGI PERUSAHAAN STARTUP
Oleh:
Nurul Azmi Afifah
175211020
PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS
JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
Email: nazmi1202@gmail.com
Abstrak
Layout kantor merupakan salah satu faktor penting yang perlu di perhatikan oleh suatu perusahaan guna membantu kelancaran aktivitas kegiatan perkantorannya. Pada perusahaan yang masih baru atau kita sering menyebutnya sebagai perusahaan startup, pengaturan layout kantor ini cenderung masih kurang diperhatikan dan tak jarang perusahaan pun masih bingung harus menggunakan tata letak seperti apa yang cocok dan sesuai, terlebih perusahaan yang baru biasanya masih memiliki modal yang minim. Pada jurnal ini, penulis mempelajari cara pengaturan layout kantor terbuka yang efektif dan efisien bagi perusahaan startup dengan metode penulisan yang digunakan yaitu metode studi literatur, dimana penulis mengambil referensi dengan melakukan pencarian terhadap berbagai sumber tertulis, dari buku-buku dan jurnal. Kantor terbuka merupakan salah satu jenis ruangan yang tidak terdapat pembatas atau sekat antara pegawai satu dengan yang lainnya, maka setiap pegawai akan lebih efektif dalam bekerja, karena bisa langsung saling berkoordinasi, bersosialisasi, dan mengawasi satu sama lain. Pemilihan layout kantor terbuka bagi perusahaan startup ini memiliki kelebihan tersendiri yaitu hemat biaya karena pemakaian peralatan atau mesin-mesin dapat digunakan bersama-sama. Penulis berharap, bagi perusahaan startup sebaiknya menggunakan layout kantor terbuka terutama untuk perusahaan yang memiliki modal yang minim.
Kata kunci : tata ruang kantor terbuka, efektif dan efisien, perusahaan startup.
ARRANGEMENT OPEN OFFICE LAYOUT IN EFFECTIVE AND EFFICIENT WAY FOR STARTUP COMPANIES
Abstrack
Office layout is one of the factors that are very important for a company to help smooth the activities of its office. In the companies that are new or we often refer to them as startup companies, the arrangement of office layouts tends to be less attention and not infrequently the company is still confusion as to what kind of layout is suitable and appropriate, especially new companies usually still have a minimum capital. In this journal, the author learns how to effectively and efficiently manage open office layouts for startup companies with the writing method used, namely the literature study method, where the author takes references by searching various written sources, from books and journals. Open office is one type of room that does not have a barrier or partition between employees with each other, so each employee will be more effective in working, because they can directly coordinate with each other, socialize, and supervise each other. The selection of open office layouts for startup companies has its own advantages, namely saving costs because the use of equipment or machines can be used together. The author hopes that startup companies should be using open office layouts, especially companies that have a minimum capital.
Keywords : open office layout, effective and efficient, startup companies.
PENDAHULUAN
Kantor merupakan tempat sekelompok orang atau organisasi untuk melakukan kegiatan pengadministrasian atau tata usaha, setiap organisasi pasti memiliki kantor yang berfungsi sebagai pusat alur kerja dari aktivitas yang dilakukan oleh pimpinan dan para pegawai dalam melakukan pekerjaan manajemen. Pada saat melaksanakan kegiatan pengad-ministrasian, salah satu faktor penting yang dapat menentukan keberhasilan kegiatan tersebut adalah penyusunan layout kantor. Dalam setiap kantor diperlukan penyusunan tempat kerja, alat-alat serta perlengkapan kantor dengan sebaik-baiknya supaya para pegawai dapat merasa nyaman dalam bekerja sehingga mereka bisa menghasilkan hasil kerja yang maksimal. Hal tersebut dapat diperoleh dari perencanaan tata letak yang sesuai dengan alur pekerjaan dari setiap individu maupun bagian yang ada di dalam perusahaan. Ketepatan pada pemilihan alat-alat, tata ruang kerja dan perlengkapannya ini dapat menghasilkan keefektifan dan kenyamanan kepada para pegawai dalam melaksanakan pekerjaan, serta mempermudah pimpinan dalam mengkoordinir dan mengawasi kar-yawan secara tidak langsung. Penataan layout ini juga berhubungan dengan tingkat efisiensi yang dihasilkan dari proses kegiatan operasional perusahaan, yang mana tata ruang ini dapat dikatakan efesien apabila pemilihan lokasi, luas bidang, pembelian peralatan dan perlengkapan kantornya dapat dicapai dengan penggunaan biaya yang serendah-rendahnya.
Perusahaan yang baru didirikan atau biasa disebut perusahaan startup, merupakan perusahaan yang berada pada tahap pengembangan dan biasanya tergolong masih perusahaan kecil yang baru dirintis. Pengaturan tata ruang kantor pada perusahaan seperti ini masih sangat minim untuk di implementasia-kan, dan teridentifikasi bahwa salah satu faktor penyebabnya yaitu karena kurangnya perencanaan yang mana perusahaan ini masih kebingungan dalam menentukan layout kantor seperti apa yang ingin mereka pergunakan dan pada umumnya perusahaan baru ini masih memiliki modal yang minim. Oleh sebab itu, perusahaan hanya menerapkan layout kantor yang alakadarnya atau seadanya, tanpa memperhatikan aspek lain seperti kenyamanan pegawai dan keefektifan pekerjaan yang akan dihasilkan.
Hal ini menunjukan bahwa pengaturan layout yang baik sangat penting untuk diterapkan guna menunjang kegiatan perkantoran dan perlu di perhatikan oleh setiap organisasi demi kelancaran pekerjaan perusahaan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa penataan layout kantor bukanlah suatu hal yang dianggap sepele, sebab kelancaran alur kerja suatu perusahaan dapat tergantung pada layout kantor yang digunakan. Apabila layout tidak tepat, maka akan menimbulkan ketidaknyamanan bagi pegawai dan bisa menghambat pada kelancaran operasional perusahaan. Mengacu pada hal tersebut, maka penataan layout harus memperhatikan beberapa faktor yang dapat mempengaruhi kelancaran aktivitas organisasi, antara lain lokasi yang strategis, luas ruang kerja yang sesuai, warna furniture yang digunakan, udara dan suhu yang diatur, pencahayaan yang cukup, terhindar dari kebisingan dan penerapan budaya yang ada dilingkungan kantor tersebut.
Adapun bentuk-bentuk layout kantor yang perlu diperhatikan oleh perusahaan yang dapat memberikan pengaruh pada efektivitas alur kerja pegawai dan efisiensi budget yang dikeluarkan oleh perusahaan antara lain, bentuk layout kantor terbuka, tertutup dan landscape. Penataan layout kantor pada perusahaan startup ini merupakan sebuah kegiatan perencanaan dan penyusunan seluruh alat-alat, mesin dan perlengkapan kantor pada tempat baru yang diletakaan secara tepat, agar pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, fokus, serta fleksibel untuk bergerak. Maka penataan ruang kantor secara garis besar, merupakan suatu metode yang harus dilakukan oleh perusahaan baru untuk melakukan perencanaan dan menyusun peralatan yang ada dengan tepat dan sesuai. Hal ini bertujuan untuk memudahkan aktifitas para karyawan dan melancarkan pekerjaan operasional yang ada pada kantor tersebut.
Penyusunan dan peletakkan peralatan dan perlengkapan yang memadai pada tempat kerja pegawai, disediakan bukan hanya untuk menempatkan perabot dan mesin-mesin dengan asal-asalan, tetapi hal ini harus menciptakan alur kerja yang mudah bagi para pegawai dan antar bagian di dalam kantor. Oleh karena itu, penataan tata ruang kantor perlu memperhatikan aspek-aspek yang mengandung kelancaran pekerjaan karyawan baik individu maupun antar bagian. Selain itu dalam menetapkan tata ruang kantor, peralatan dan perlengkapanpun perlu di perhatikan biayanya. Tidak hanya efektivitas pekerjaan yang di perhatikan, namun efisiensi pun menjadi faktor penting yang perlu di perhatikan yaitu untuk memini-malisir biaya yang di keluarkan oleh perusahaan.
Dari hal tersebut, penulis tertarik untuk mengetahui bagaimana cara pengaturan layout kantor terbuka yang efektif dan efisien bagi perusahaan startup dan juga untuk mengetahui bagaimana cara menata layout kantor yang baik dan benar.
KAJIAN PUSTAKA
Layout Kantor
Kata “Layout” (dalam bahasa inggris) artinya adalah tata ruang. Istilah layout ini sudah tidak asing di dalam dunia perkantoran, yang mana layout dapat di definisikan sebagai “penataan” maksud penataan disini yaitu untuk menentukan penempatan sebuah objek seperti peralatan atau mesin-mesin kantor pada ruangan tertentu yang bertujuan untuk menyesuaikan ruang apa untuk apa agar objek bisa diletakkan sesuai dengan fungsinya masing-masing.
Layout/tata ruang kantor me-rupakan suatu kegiatan penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan suatu ruangan atau tempat tertentu dan juga untuk menentukan tentang bagaimana penggunaan perabot atau alat-alat tertentu secara detail yang bertujuan untuk menyiapkan dan menyediakan suatu susunan tata letak yang praktis dan ekonomis dengan memperhatikan faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. (The Liang Gie 2007:186)
Tata ruang kantor merupakan suatu kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk melakukan pengaturan susunan tata letak pada seluruh mesin, perlengkapan, dan perabot perkantoran pada tempat yang tepat sehingga para pegawai dapat bekerja dengan baik dan memperoleh kenya-manan, keleluasaan dan dapat bebas untuk bergerak sehingga tercapai sebuah keefektifan dan keefisiensian pekerjaan. (Sedarmayanti 2009:125)
Dari beberapa pengertian diatas, disimpulkan bahwa pengertian layout/tata letak kantor adalah suatu mekanisme atau kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menata, mengatur, menyusun dan menempatkan suatu objek (berupa mesin-mesin kantor, peralatan, perabot, dan perlengkapan) pada luas lantai yang tersedia sesuai dengan kegunaannya, bertujuan untuk menciptakan suasana kerja yang nyaman bagi para pegawai. Pada penataan tata ruang kantor yang diterapkan di suatu perusahan harus sesuai dengan aliran pekerjaan yang berhubungan satu sama lain yaitu antar satu bagian ke bagian lainna, sehingga penataan layout kantor ini dapat membantu para karyawan dalam hal menyelesaikan tugas agar mendapatkan hasil yang maksimal. Dengan demikian, penataan layout kantor yang baik dan tepat juga dapat memberikan kepuasan tersendiri bagi para karyawan dari kenyamanan yang dirasakan pada saat sedang menjalankan pekerjaan.
Tujuan Layout Kantor
Tujuan dari layout/tata ruang kantor adalah sebagai berikut :
1. Memudahkan arus komunikasi, baik antara pimpinan dengan bawahan atau antar sesama pegawai dalam melakukan pekerjaan, karena arus kerja yang mudah akan berpengaruh pada proses komunikasi yang efektif.
2. Agar penggunaan ruang dapat di manfaatkan dengan seefektif mung-kin, dimana semua lahan atau luas lantai yang tersedia seluruhnya dapat terpakai dengan bijak dan berguna. Dan menjamin supaya para pegawai yang bekerja dapat merasa nyaman dan aman dalam bekerja.
3. Secara tidak langsung bertujuan untuk memudahkan pimpinan dalam mengkoordinir dan mengawasi bawahanya pada saat sedang bekerja.
4. Menghindari kebisingan alat-alat yang dapat mengganggu konsentrasi karyawan. Yang mana dengan pengaturan tata letak ini kita dapat menempatkan mesin yang bising di tempat yang seharusnya.
Asas Dalam Tata Ruang Kantor
Richard Muther adalah seorang ahli pabrik, Pada Sedarmayanti (2009 : 102), Muther merumuskan bahwa kantor memiliki 6 asas pokok dalam penataan tata ruang pabrik. Pada dasarnya asas ini dibuat untuk tata letak sebuah tempat penghasil barang yaitu pabrik, Namun telah dilakukan penyesuaian bahwa beberapa asas tersebut diantaranya dapat dijadikan sebagai dasar untuk penataan tata ruang perkantoran.
Asas-asas tersebut antara lain :
1. Asas Jarak Terpendek
Artinya dalam penyusunan tempat kerja dan penempatan alat-alat perkantoran diusahakan harus menem-puh jarak yang sependek-pendeknya dengan tidak menghilangkan beberapa hal khusus (minimal satu jangkawan lengan antara meja satu dengan meja yang lain). Hal ini membantu dalam proses penyelesaian pekerjaan karya-wan dan hendaknya asas ini dapat dijalankan semaksimal mungkin oleh perusahaan agar terwujudnya arus kerja yang cepat.
2. Asas Rangkaian Kerja.
Ini berhubungan dengan asas jarak terpendek yang artinya, apabila jarak terpendek tercapai oleh para karyawan dengan menempatkan mesin-mesin atau peralatan secara berderet menurut urutan proses kegiatan penyelesaian pekerjaan. Hendaknya dari setiap tahapan penyele-saian tugas, arus pergerakannya harus bergerak maju, usahakan tidak ada pergerakan mundur atau bahkan menyilang. Dengan demikian, para karyawan dapat meng-gunakan peralatan kantor yang telah ditempatkan sesuai dengan rangkaian urutan penyelesaian tugasnya.
3. Asas Penggunaan Ruangan.
Artinya dalam penempatan mesin-mesin dan peralatan kantor lainnya kita harus memakai seluruh ruangan atau dengan kata lain, kita harus memaksimalkan space ruang yang ada. Jangan sampai ada ruang yang terlihat lowong atau bahkan terlihat amat sangat sempit(berdesak-desakan).
4. Asas Mengenai Perubahan Layout
Maksud dari asas ini adalah dengan tidak menghilangkan hal khusus didalamnya, kemungkinan dalam suatu perusahaan akan ada perubahan atau penyusunan ulang layout ruangan apabila itu diperlukan, namun hal ini dilakukan dengan tidak adanya kesulitan dan biaya yang dikeluarkan pun harus cukup terjangkau. Penataan ulang ini biasanya dilakukan oleh perusahaan sekitar jarak 2 - 3 tahun.
5. Asas Integrasi Kegiatan
Artinya bahwa dalam sebuah orga-nisasi, setiap kegiatan/aktivitas yang dilakukan oleh antar bagian harus terintegrasi dari segi penataan ruang dan peralatan kantornya.
6. Asas Keamanan dan Kepuasan Kerja
Artinya, dalam penataan tata ruang serta penyimpanan perabotan dan mesin-mesin kantor harus ergonomis agar para pegawai yang bekerja merasa-kan kenyamanan, aman dan tidak jenuh.
Dari ke enam asas tersebut, dapat diketahui bahwa tata ruang kantor yang baik yaitu yang sepenuhnya menggunakan dan memanfaatkan lahan/luas tanah yang tersedia dengan meletakka peralatan dan perlengkapan kantor dengan sesuai, dan juga dapat diubah dengan mudah apabila sewaktu-waktu hal ini perlu dilakukan.
Macam-Macam Layout Kantor
Pada umumnya layout kantor terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu layout terbuka dan tertutup. Dari kedua jenis layout tersebut, terlihat sebuah perbedaan yang sangat signifikan, yaitu pada layout kantor terbuka seluruh karyawan pada beberapa bagian bekerja dalam satu ruang yang sama tanpa adanya pembatas seperti tembok atau partisi antar karyawannya, dan mereka bisa saling berbagi tempat dengan karyawan lainnya. Sedangkan layout kantor tertutup masing-masing bagian atau karyawan memiliki ruangan terpisah dan tertutup oleh tembok permanen, biasanya pun letaknya berjauhan. Dengan adanya perbedaan seperti ini, pastinya terdapat beberapa kelebihan dan kekurangan dari masing-masing layout.
Menurut Harmon Chaniago menyebutkan bahwa ada 3 (tiga) bentuk layout kantor (diluar kantor maya/ Virtual Office), sebagai berikut:
1. Kantor terbuka
2. Kantor tertutup
3. Kantor Landscape (gabungan)
Layout Kantor Terbuka
Kantor terbuka merupakan sebuah kantor yang tidak terdapat pembatas atau sekat antar bagian maupun pegawai satu dengan pegawai yang lainnya. Pada kantor terbuka setiap pegawai akan lebih efektif dalam melakukan pekerjaan, karena antara pegawai satu dengan pegawai lainnya, bisa lansung saling berkoordinasi satu sama lain mengenai pekerjaan, kemudian dapat saling mengawasi, mudah salam bersosialisasi dan bergaul antar rekan kerja, serta dapat memakai mesin atau peralatan dengan bersama-sama.
Menurut Moekijat (1982) Kantor terbuka ialah suatu ruangan yang besar yang mana di dalamnya terdapat beberapa seksi atau bagian yang bekerja sama di dalam satu ruangan yang sama, bukan di dalam ruangan yang terpisah.
Berikut adalah kelebihan dan kelemahan layout kantor terbuka, yaitu :
Kelebihan
1. Pemanfaatan ruang yang lebih baik
Dalam kantor terbuka, biaya yang dikeluarkan akan lebih hemat karena tidak memasukkan penggunaan sekat atau dinding pembatas yang bisa mamakan lahan yang luas.
2. Mempermudah jalannya komunikasi
Dengan menggunakan ruangan yang tidak memiliki sekat atau pembatas, hal ini bisa membuat para pegawai mudah dalam berkomunikasi secara langsung, dan dapat berinteraksi satu sama lain.
3. Memudahkan pengawasan.
Dengan layout kantor terbuka, Manajer/supervisor dapat lebih mudah mengarahkan dan mengawasi pekerjaan yang dilakukan oleh para karyawannya karena semua pegawai terdapat pada satu ruangan yang sama dan di dalam ruangan tersebut jaraknya saling berdekatan, sehingga manajer/super-visor tidak perlu berkeliling ke setiap ruangan. Pegawai dapat diawasi secara langsung baik dari sisi depan maupun belakang ruangan. Hal ini juga dapat mempengaruhi jumlah SDM yang diperlukan untuk mengawasi para bawahan yaitu jumlah penyelianya terhitung lebih sedikit.
4. Biaya perawatan lebih rendah
Dengan menggunakan layout kantor terbuka, mesin, perabot dan peralatan yang digunakan tidak begitu banyak sehingga untuk biaya perawatannya pun dapat lebih murah.
5. Fasilitas dan Biaya tertentu lebih hemat
Dalam membeli beberapa peralatan dan perlengkapan kantor, cenderung lebih sedikit jumlah barangnya bila dibandingkan dengan layout kantor tertutup. Pada layout kantor terbuka penggunaan mesin dan peralatan kantor bisa dipergunakan secara bersama-sama. Kemudian, Hemat dalam penggunaan fasilitias kantor seperti AC, penggunaan lampu dan biaya listrik.
6. Fleksibel dalam proses relayout
layout terkadang harus mengalami perubahan jika hal itu memang di perlukan, seperti adanya pertambahan pegawai maupun pengurangan pegawai. Desain layout kantor terbuka ini akan lebih mudah dalam mengubah dan mengatur ulang tata letaknya.
7. Memudahkan dalam kerjasama tim
Dengan melakukan pekerjaan tanpa adanya pembatas atau sekat, pegawai akan lebih mudah dalam berkoordinasi mengenai pekerjaan mereka, hal ini dapat memicu dan mendorong rasa kekeluargaan dan dapat dengan mudah dalam melakukan kerjasama atau menyelesaikan pekerjaan yang sifatnya tim.
Kekurangan
1. Suara gaduh dan berisik
Bunyi telepon, suara orang sedang mengobrol, suara ketikan keyboard dan suara bising lainnya akan terdengar dengan sangat jelas, ketika kita memakai layout kantor terbuka ini.
2. Konsentrasi lebih mudah terganggu
Pada layout kantor terbuka segala suara dapat terdengar dengan sangat jelas, hal ini mengakibatkan karyawan sulit untuk fokus. Suara gaduh tersebut dapat menggangu konsentrasi pegawai sehingga keefektifan dari penempatan alat-alatpun kurang terperhatikan dengan baik.
3. Keamanan yang kurang
Setiap pegawai harus menjaga pekerjaan individu atau tugas rahasia dan barang pribadi mereka masing-masing.
4. Tidak ada privasi antar individu
Dalam layout kantor terbuka, setiap karyawan tidak memiliki ruangan pribadi untuk mengerjakan segala aktivitasnya karena tidak adanya sekat atau tembok pembatas antar pegawai, maka jika mereka akan melakukan sebuah percakapan pribadi yang sifatnya rahasia, pegawai kesulitan dalam situasi dan kondisi seperti ini.
5. Rawan tersebar penyakit
Jika terdapati pegawai yang sedang sakit seperti menderita flu dan batuk, virus penyakit ini akan mudah tersebar dan memungkinkan karyawan yang sehat menjadi sakit karena tidak adanya pembatas antar karyawan.
6. Mudah terjadi perdebatan
Perdebatan disini maksudnya, karena semua karyawan memakai fasilititas secara bersama-sama. Maka diantara pegawai pasti memiliki selera yang berbeda-beda dari segi kepekaan terhadap lingkungan. Misalnya temperatur AC, pemilihan pewangi ruangan, dan menggunaan mesin photokopi.
Contoh layout kantor terbuka :
Faktor Yang Mempengaruhi Kondisi Layout Kantor Terbuka
Faktor yang dapat mempengaruhi kondisi layout kantor terbuka antara lain, yaitu:
1. Lingkungan Fisik
Yang terdiri dari mesin-mesin kantor, gedung, peralatan dan perlengkapan. Pada layout kantor terbuka sudah dijelaskan bahwa tidak terdapat sekat atau pembatas antar meja karyawan, sehingga penempatan aspek mesin, peralatan dan perlengkapan pada luas gedung yang ada ini menjadi hal yang riskan.
2. Lingkungan budaya
Antara lain terdiri dari faktor cahaya, warna, udara, dan suara. Faktor inipun bukanlah hal yang sepele, sebab pada layout kantor terbuka sudah dijelaskan bahwa karyawan dalam beberapa bagian/unit bekerja dalam satu ruang yang sama. Maka aspek pewarnaan ruang, pencahayaan, sirkulasi udara, dan suara menjadi sesuatu hal yang pentin untuk diterapkan dengan benar.
Efektif dan Efisien
Handoko (1997:7) menyebutkan bahwa efektivitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat. Efektif yaitu membuat suatu keputusan yang tepat dan mengimplementasikannya sesuai dengan apa yang telah ditetapkan sebelumnya. Efektif juga berkaitan dengan pemikiran untuk melakukan sesuatu yang sesuai dengan apa yang diinginkan.
Efisien yaitu pekerjaan yang dikerjakan dengan menggunakan sumber daya dan energi yang sesuai tanpa adanya pemborosan biaya, disini terlihat perbe-daannya bahwa efisiensi tidak melihat tujuan. Maka di dalam suatu organisasi bisa saja efisien terwujud namun gagal dalam mencapai apa yang dicita-citakan oleh perusahaan artinya hal itu tidak efektif. Keduanya memiliki makna yang saling keterkaitan satu sama lain.
Maka dari itu, dapat disimpulkan bahwa pengertian efektif dan efisien itu adalah keterkaitan antara kegiatan untuk mencapai sebuah tujuan dengan baik dan tepat namun memperhatikan pula efisiensi yaitu biaya yang di keluarkan untuk mencapai efektif itu harus menekan biaya atau materi dengan serendah-rendahnya.
Startup Companies
Perusahaan startup adalah perusahaan yang belum lama beroperasi, yang mana sebagian besarnya merupakan perusahaan baru yang baru didirikan, dimana perusahaan tersebut berada dalam fase pengembangan dan penelitian untuk menemukan target pasar yang tepat. Awal mula adanya kata perusahaan startup terjadi pada akhir tahun 90-an hingga awal 2000-an yang mana pada saat itu terjadi bubble.com. Dimana pada saat itu internet baru berkembang sehingga banyak orang mulai meliriknya sebagai ladang bisnis. Sehingga banyak perusahaan startup didirikan. (Sumber : Wikipedia)
Beberapa sumber menyebutkan bahwa perusahaan startup mempunyai karakteristik sebagai berikut :
1. Jumlah pegawai maksimal hanya terdiri dari 20 orang.
2. Pendapatan pertahun < 1,4 milyar.
3. Perusahaan kurang dari 3 tahun.
4. Dalam proses pengembangan.
5. Umumnya bergerak di bidang IT.
6. Biasanya produk yang ditawarkan oleh perusahaan startup ini berupa software dalam bentuk digital.
7. Menjalankan bisnis melalui website.
PEMBAHASAN DAN HASIL
Layout Kantor Yang Efektif
Layout kantor yang efektif bagi perusahaan startup yaitu layout kantor terbuka. Seperti yang kita sudah ketahui, bahwa perusahaan baru atau startup companies ini memiliki jumlah karyawan yang masih terhitung sedikit yaitu kurang dari 20 orang, maka pemanfaatan layout jenis terbuka ini, dirasa cocok karena pegawai bisa memaksimalkan pekerjaan dengan saling berinteraksi dan berkoor-dinasi satu sama lain secara langsung. Efektivitas disini bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang maksimal agar pekerjaan dapat terselesaikan dengan cepat dan tepat. Hal ini dapat diperoleh dari pengaturan layout kantor terbuka yang sesuai dengan arus kerja karyawan.
Berikut contoh arus kerja yang baik:
Arus kerja yang baik disusun sesuai dengan tugas dari masing-masing karyawan yang saling berhubungan dan memiliki keterkaitan satu sama lain.
Dibawah ini terdapat contoh layout kantor terbuka yang efektif bagi perusahaan startup pengrajin kayu di bagian produksi yang sesuai dengan arus kerja karyawannya :
|
Dalam layout kantor terbuka terdapat beberapa kekurangan, diantaranya suara berisik, konsentrasi mudah terganggu, mudah tertular penyakit dan hilangnya privasi keamanan tugas. Dibawah ini akan dijelaskan cara untuk mengendalikan kekurangan kantor terbuka tersebut :
1. Suara Berisik
Dengan memasang lapisan kertas alumunium pada langit-langit dan menggunakan perabotan dari bahan kayu atau triplex yang dapat meredam suara bising.
2. Konsentrasi Mudah Terganngu
Dengan memutar musik klasik bervolume rendah, dapat memberikan ketenangan kepada pegawai sehingga fokus dapat terjaga.
3. Mudah Tertular Penyakit
Jika terdapat karyawan yang sedang sakit, sebaiknya karyawan tersebut menggunakan masker kesehatan.
4. Privasi Keamanan Tugas
Tugas dapat disimpan pada laci/lemari masing-masing pegawai kemudian dikunci dan amankan kunci tersebut.
Layout Kantor Yang Efisien
Layout kantor terbuka yang efisien bagi perusahaan startup yaitu layout yang penataan ruangannya mengeluarkan biaya yang sedikit. Layout kantor terbuka bisa menghemat jumlah ruangan yang ada di dalam perusahaan itu, karena karyawan dalam beberapa bagian di tempatkan pada satu ruangan yang sama. Maka lahan yang dibutuhkanpun tidak banyak. Dan dengan menggunakan layout kantor terbuka, perusahaan startup bisa menghemat biaya dalam pembelian dan perawatan mesin-mesin, peralatan dan perlengkapan kantor karena di dalam penataan tata ruang kantor ini, karyawan dapat menggunakan fasilitas seperti alat-alat dan perabot kantor secara bersama-sama.
Berikut adalah contoh layout kantor terbuka yang efisien bagi perusahaan startup :
Dari gambar diatas, terlihat bahwa layout kantor terbuka tidak memakan banyak ruangan. Dalam satu ruangan terdapat beberapa kelompok meja untuk setiap bagian, hal ini bertujuan agar karyawan bisa bekerjasama dan berkoordinasi langsung pada saat sedang menyelesaikan pekerjaan mereka. Tidak terdapat sekat-sekat sehingga para karyawanpun bisa saling mengawasi satu sama lain dan bisa meminjam peralatan dan perlengkapan kerja dengan mudah. Efisiensipun terlihat pada contoh gambar layout kantor terbuka diatas, yaitu penyediaan mesin dan perabot kantor tidak banyak. Contohnya seperti mesin fotocopi, pendingin ruangan, jendela, ATK, printer dan lemari. Jika dibandingkan dengan jenis layout kantor lainnya, kantor terbuka ini merupakan jenis kantor yang paling sedikit mengeluarkan dana dalam hal pembelian peralatan dan perlengkapan kantornya.
Contoh 3D view dari layout kantor diatas :
Faktor Yang Mempengaruhi Kondisi Layout Kantor Terbuka agar berjalan secara Efektif dan Efisien
Terdapat beberapa faktor kondisi layout kantor terbuka yang perlu diperhatikan oleh perusahaan startup, antara lain :
1. Cahaya
Cahaya merupakan sebuah gelombang yang dipancarkan oleh suatu sumber tertentu seperti matahari, lilin, dan lampu yang memancar cahaya ke seluruh ruangan.
Sumber cahaya dapat dibedakan menjadi 2 (dua), yaitu:
§ Cahaya Alami, yaitu cahaya yang dihasilkan dari sinar matahari.
§ Cahaya Buatan, yang terdiri dari lampu, listrik, lilin, dan sebagainya.
Pada layout kantor terbuka, cahaya yang digunakan biasanya adalah cahaya matahari yang dipantulkan melaui jendela dan cahaya buatan yaitu dari lampu yang di pasang pada langit-langit ruangan.
Ciri-ciri sistem pencahayaan yang baik pada ruangan antara lain sebagai berikut:
1. Memiliki terang yang cukup.
2. Tidak membuat silau pada mata.
3. Tidak ada ketajaman kontras.
4. Cahaya yang dipancarkan menyebar secara merata, tidak menimbulkan bayangan pada objek.
2. Warna
Warna dapat mempengaruhi pada emosi dan mood karyawan pada saat bekerja. Warna juga bida memberikan sugesti positif pada otak manusia karena pada dasarnya setiap warna memiliki sebuah makna atau arti tersirat didalamnya. Semangat dan perasaan santai yang di dapat oleh pegawai dapat berpengaruh akibat adanya pemilihan warna pada dinding atau peralatan kantor yang sesuai.
Berikut beberapa arti warna yang biasanya sering di pergunakan dalam kegiatan perkantoran :
a. Warna Kuning
merupakan warna yang melambangkan sebuah kehangatan, yang mana warna ini dapat menimbulkan rasa gembira dan memberi kesan fresh untuk selalu mengeluarkan semangat.
b. Warna Biru
merupakan warna yang melambangkan suatu ketenangan/ketentraman, dan kepercayaan diri pada saat sedang bekerja. Warna biru ini sangat cocok untuk diterapkan pada ruangan pega-wai yang memerlukan konsentrasi tinggi dalam bekerja.
c. Warna Hijau
merupakan warna yang melambangkan sesuatu yang segar atau natural, warna ini dapat memberikan efek tenang dan santai, karena pada dasarnya warna hijau adalah warna yang menyatu dengan alam.
Terlihat dari contoh gambar layout tadi diatas, ruangan diberi warna kuning supaya karyawan yang bekerja didalamnya merasakan kehangatan dan selalu gembira.
3. Udara
Pengaturan suhu dan ventilasi udara pada sebuah ruangan merupakan salah satu faktor terpenting, karena udara secara tidak langsung dapat mempengaruhi daya tahan tubuh karyawan yang bekerja. Apabila karyawan kekurangan oksigen pada saat sedang melakukan pekerjaan, karyawan sudah dipastikan akan mudah lelah, sehingga efektivitas dalam bekerja akan berkurang.
Berikut terdapat beberapa metode yang dapat diterapkan untuk mengendalikan udara di dalam ruangan, diantaranya:
1. Membuat ventilasi udara dengan memperhatikan sirkulasi udara yang masuk dan keluar melalui lubang yang berbeda.
2. Gunakan kipas angin yang akan membantu mengarahkan sirkulasi udara didalam ruangan.
3. Pasanglah AC supaya suhu di dalam ruangan dapat diatur sesuai dengan kebutuhan.
4. Gunakan pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi cuaca atau lingkungan yang ada, contohnya jika udara sedang dingin maka gunakanlah pakaian yang agak tebal.
4. Suara
Salah satu faktor yang perlu diperhati-kan dalam kondisi kantor selanjutnya adalah suara. Tak jarang di dalam ruang kerja timbul suara gaduh atau bising yang mana hal ini dapat mengganggu konsentrasi pegawai lain yang sedang mengerjakan pekerjaan. Agar pegawai dapat menjaga fokusnya, dibawah ini terdapat metode untuk mengendalikan suara bising di dalam ruang kerja, yaitu:
a. Mesin atau perabotan kantor yang menimbulkan suara bising sebaiknya disimpan jauh dari meja kerja yang dimana pegawainya membutuhkan konsentrasi tinggi, seperti mesin fotocopy, lebih baik di simpan di dekat jendela atau di beri sebuah sekat yang terbuat dari bahan peredam suara.
b. Gunakanlah bahan interior yang terbuat dari kayu atau gunakan karpet pada ruang kerja, karena barang tersebut bisa meredam suara.
c. Putar suara musik yang pelan dan bergenre lembut akan memberikan kesan rilex kepada karyawan yang sedang melakukan pekerjaan.
5. Budaya
Budaya adalah suatu adat atau kebiasaan yang di hasilkan secara turun-temurun dari suatu daerah di nusantara, yang mana budaya ini masuk kedalam faktor yang mempengaruhi lingkungan pekerjaan kantor karena perilaku setiap pegawai didalam kantor pasti berbeda-beda dan dalam konteks berkomunikasi pun, antar pegawai memiliki logat atau ciri khas tersendiri. Hal ini pasti memerlukan penyesuai diri antar karyawan perlu diperhatikan, agar tidak terjadi kesalah pahaman atau konflik diantara pegawai.
KESIMPULAN
Berdasarkan pembahasan dan hasil yang telah uraian pada bab sebelumnya, maka penulis dapat menarik kesimpulan diantaranya :
1. Layout/tata letak kantor adalah suatu mekanisme atau kegiatan yang dilaku-kan oleh perusahaan untuk menata, mengatur, menyusun dan menempatkan suatu objek (berupa mesin-mesin, peralatan, perabot, dan perlengkapan kantor) pada luas lantai yang tersedia sesuai dengan kegunaannya, hal ini bertujuan untuk menciptakan suasana kerja yang baik dan nyaman bagi para pegawai. Layout kantor merupakan suatu hal yang sangat penting bagi perusahaan, sebab penataan layout kantor dapat mempengaruhi aktivitas operasional perusahaan baik itu memperlancar maupun menghambat kegiatan perusahaan. Sehingga hal ini penting untuk di perhatikan.
2. Layout kantor pada umumnya memiliki tujuan untuk mencapai efektivitas dan efisiensi kerja karyawan. Keefektifan ini didapat dari jenis tata ruang kantor yang dapat menciptakan kelancaran lalu lintas pekerjaan para pegawai, agar dapat bekerja secara produktif dan menghasilkan hasil kerja yang maksimal. Dan efisiensi didapat dari ketepatan dalam pembelian dan penem-patan alat-alat dan perlengkapan kantor serta jarak antara pegawai dengan perabotan dan peralatan kantor. Sehingga pemanfaatan luas lahan yang ada dapat disesuaikan dengan jenis peralatan dan perlengkapan yang ada.
3. Pengaturan layout kantor biasanya masih sangat minim diimplementasikan pada perusahaan-perusahaan baru atau biasa disebut dengan perusahaan startup, karena teridentifikasi bahwa mereka cenderung masih bingung dalam memilih jenis layout apa yang sebenarnya cocok untuk diterapkan. Maka dari itu, layout kantor yang efektif dan efisien bagi perusahaan startup yaitu adalah jenis layout kantor terbuka. Kantor terbuka merupakan sebuah kantor yang tidak terdapat pembatas atau sekat antar bagian maupun pegawai satu dengan pegawai yang lainnya. Pada kantor terbuka setiap pegawai akan lebih efektif dalam melakukan pekerjaan, karena antara pegawai satu dengan pegawai lainnya, bisa lansung saling berkoordinasi satu sama lain mengenai pekerjaan, kemudian dapat saling mengawasi, mudah salam bersosialisasi dan bergaul antar rekan kerja, serta dapat memakai mesin atau peralatan dengan bersama-sama. Sehingga efektivitas dan efisiensi pada perusahaan startup dapat dicapai melalui jenis layout kantor terbuka.
DAFTAR PUSTAKA
Gie, The Liang, 2000. Administrasi
perkantoran Modern. Yogyakarta, Indonesia: Liberty Yogyakarta
Badri Munir Sukoco, 2007. Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta : Erlangga.
Chaniago, H, 2013. Manajemen Kantor
Kontemporer. Bandung, Jawa Barat, Indonesia: CV Akbar Limas Perkasa.
Sayuti, A. J. 2013. Manajemen Kantor Praktis. Bandung: Alfabeta.
Zaid, Habibie. A. (2013). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Efektivitas Kerja Pegawai Di Pusat Kajian Dan Pendidikan Dan Pelatihan Aparatur Iii Lembaga Administrasi Negara (Pkp2a Lan) Samarinda. eJournal Ilmu Pemerintahan, 1490-1492.
Sedamaryanti, & dkk. (2014). Pengaruh Tata Ruang Kantor Terhadap Kinerja Pegawai Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi Sosial Kota Cimahi. Jurnal Ilmu Administrasi, XI, 501-510.
Armiati. (2015). Meningkatkan Efek-tivitas Kerja Pegawai Melalui Penataan Layout Kantor . 334-343.
Nadia Dini Safitri, Zainal Ilmi, M. Amin Kadafi. (2017). Analisis perancangan tataletak fasilitas produksi menggu-nakan metode activity relationship chart (ARC). journal.feb.unmul.ac.
id/ index.php/JURNALMANAJEMEN
Agus Tri Indah K & Harun Al Rasyid. (2018). Penataan Tata Ruang Kantor Guru Pada SMA Negeri 63 Jakarta. ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/widyacipta
Komalasari. (2018). TATA RUANG LAYOUT KANTOR TERBUKA UNTUK EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI.
Dwi Nofita Sari, Sri Mintarti, Salmah Pattisahusiwa. (2018). Analisis efek-tivitas dan efisiensi pelaksanaan anggaran belanja. http://journal.feb. unmul.ac.id/index.php/KINERJA
Lampiran :
| |
Tidak ada komentar:
Posting Komentar